Od 1. července 2026 čeká zaměstnavatele významná administrativní změna. Končí dosavadní osmidenní lhůta pro přihlášení nového zaměstnance na Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ). Nově bude nutné zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Co se mění a na co si dát pozor?

Proč se pravidla mění? Cílem je omezit práci načerno

Dosud mohli zaměstnavatelé přihlásit nového zaměstnance až do osmi dnů od jeho nástupu. To ale komplikovalo kontroly nelegálního zaměstnávání. Při kontrole totiž nebylo vždy možné jednoduše ověřit, zda jde o čerstvě nastoupivšího zaměstnance, nebo o člověka zaměstnávaného načerno.

Nová úprava proto zavádí povinnost oznámit nástup zaměstnance ještě před zahájením práce. Stát si od změny slibuje jednodušší kontroly i účinnější boj proti nelegálnímu zaměstnávání.

Jak to fungovalo doteď? Osm dní po nástupu

Až dosud platilo poměrně jednoduché pravidlo:

  • zaměstnavatel přihlásil zaměstnance na ČSSZ,
  • měl na to lhůtu 8 kalendářních dnů od nástupu do zaměstnání,
  • výjimku tvořili zejména zahraniční zaměstnanci, které bylo nutné hlásit předem.

Pro většinu firem tak administrativní povinnosti následovaly až po prvním pracovním dni zaměstnance.

Novinka od července: registrace ještě před první směnou

Od 1. července se pravidla mění.

Nového zaměstnance bude zaměstnavatel muset přihlásit:

  • nejpozději před začátkem výkonu práce,
  • nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovaným nástupem.

Nová povinnost se týká všech zaměstnání evidovaných u ČSSZ, tedy nejen pracovních poměrů, ale také zaměstnanců pracujících na DPP a DPČ a dalších pracovněprávních vztahů, které podléhají evidenci.

Jak bude registrace probíhat? Dvě možné varianty

Zaměstnavatelé budou mít dvě možnosti.

Kompletní registrace

Veškeré údaje o zaměstnanci odešlou ještě před nástupem prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Tím bude registrační povinnost splněna.

Předregistrace

Pokud některé údaje ještě nejsou známé, bude možné zaměstnance nejprve předregistrovat. Po skutečném nástupu pak zaměstnavatel doplní zbývající informace do osmi dnů. Tento postup je podle dostupných informací určen pouze pro občany České republiky.

Systém myslí i na situaci, kdy zaměstnanec nakonec nenastoupí. V takovém případě bude nutné registraci v zákonné lhůtě zrušit nebo oznámit, že k nástupu nedošlo.

Na co si dát pozor? Změní se hlavně náborové procesy

Největší dopad pocítí personalisté a mzdové účetní. Registrace zaměstnance se bude muset stát součástí procesu ještě před prvním pracovním dnem.

Co by si zaměstnavatelé měli pohlídat?

  • Je pracovní smlouva uzavřena včas?
  • Jsou všechny údaje připravené před nástupem?
  • Jsou správně nastavené interní procesy mezi HR a mzdovou účtárnou?
  • Je jasně vyřešené, co se stane, pokud kandidát nakonec nenastoupí?
  • Počítá se ve firmě i s lidmi na dohody, pokud spadají do evidence zaměstnanců?

Nedodržení nové povinnosti přitom nemusí znamenat jen administrativní problém. Pokud kontrola zjistí zaměstnance, který nebyl před nástupem řádně nahlášen, může být situace posouzena jako nelegální zaměstnávání. Za to hrozí sankce až ve výši několika milionů korun.

Závěrem

Na první pohled jde o drobnou administrativní změnu. Ve skutečnosti ale zaměstnavatelé budou muset upravit své náborové procesy tak, aby registrace zaměstnance proběhla ještě před jeho prvním pracovním dnem.

Vyplatí se proto zkontrolovat interní postupy, nastavení personálních oddělení i komunikaci s mzdovou účtárnou. Díky tomu lze předejít zbytečným sankcím i komplikacím při případné kontrole.

Vývoj legislativy budeme i nadále sledovat a o finální podobě zákona vás budeme informovat.

‍